Entsendeformular A1: Bescheinigung über das zuständige Sozialsystem

Das Entsendeformular A1 bescheinigt, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. So wird vermieden, dass bei einer Entsendung Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden. Das Dokument ist wichtig für Entsendete und Selbständige, die nur eine kurze Zeit im EU-Ausland arbeiten. Selbst bei kurzen Dienstreisen ins Ausland ist die Entsendebescheinigung A1 erforderlich.

Laut EU-Recht gelten für Erwerbstätige nur Gesetze zur sozialen Sicherheit eines EU-Staates. Meist ist das der Staat, in dem sie arbeiten. Dies gilt auch für Grenzgänger. Grenzgänger sind Personen, die in einem EU-Staat wohnen, aber in einem anderen EU-Staat arbeiten. Anders verhält es sich bei Entsendeten und Selbständigen, die nur kurzfristig eine Tätigkeit in einem anderen Staat ausüben.

Entsendete sind Erwerbstätige, die für ihren Arbeitgeber zeitweilig Arbeit in einem anderen Staat verrichten. Diese Personen bleiben in dem Staat versichert, in dem sie eigentlich arbeiten. Dies bedeutet auch, dass weiterhin Sozialversicherungsbeiträge in dem ursprünglichen Arbeitsland gezahlt werden. Bedingung hierfür ist allerdings, dass die Entsendung oder die selbständige Tätigkeit eine Dauer von 24 Monaten nicht übersteigt. Auch eine nur weniger Stunden dauernde Dienstreise ins Ausland macht die Ausstellung der Entsendebescheinigung A1 erforderlich.

Das Dokument A1 belegt den ausländische Sozialbehörden bei einer Prüfung, dass ein Entsendeter bereits in einem anderen Staat sozialversichert sind. Das Dokument A1 wird auf Antrag durch die Krankenkasse ausgestellt, beider der Entsendete versichert ist. Das Dokument bestätigt den  Sozialversicherungsstatus sowie den Staat, in dem Sie Beiträge zahlen.

Die Kontrollen im Falle von Entsendung werden in Zukunft erheblich zunehmen. Dies bedeutet auch, dass in Fällen, in denen früher keine Entsendebescheinigung beantragt wurde, künftig die Krankenkassen den A1 ausstellen müssen. Jede Besprechung, jeder kurze Workshop, sogar das Tanken im Ausland in der Dienstzeit kann spätestens ab 2019 kontrolliert werden. Liegt der A1 nicht vor, können Verwarnungsstrafen fällig werden.

Um der zu erwartenden Antragsflut Herr zu werden, setzen die Krankenkassen auf Automatisierung. Bereits seit 2018 können A1 Bescheinigungen aus einigen Lohnabrechnungsprogrammen beantragt werden. Zum 1. Januar 2019 soll das elektronische Verfahren für Arbeitgeber Pflicht werden. Bis zum 30. Juni 2019 kann die Papierform noch ausnahmsweise genutzt werden.

Fallbeispiel: Entsendung nach Italien
Markus Mustermann aus Deutschland bekommt seinem Arbeitgeber den Auftrag, in Italien für 10 Monate ein Projekt zu betreuen. Um zu belegen, dass Herr Mustermann weiterhin in Deutschland sozialversichert ist, braucht er das Dokument A1. Hierfür stellt das Unternehmen vor Abreise einen Antrag bei der Krankenkasse von Herrn Mustermann. Selbständige müssen den Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger stellen.

Der Arbeitgeber muss in diesem Antrag unter anderem Angaben zu Herrn Mustermann und zur Beschäftigung in Deutschland machen. Der Arbeitgeber gibt auch Informationen über die Entsendung. Er nennt zum Beispiel die Referenzstelle in Italien. Nach Prüfung und Ausstellung durch den Träger kann Herr Mustermann das Dokument A1 zur Vorlage beim Träger in Italien aufbewahren. 

Wichtig: Während die Krankenkassen einiger Mitgliedstaaten bereits auf das neue Format der Portablen Dokumente umgestellt haben, verwenden andere Mitgliedstaaten noch die alten E-Formulare.